O processo de compras é inegavelmente um dos processos mais sensíveis de uma empresa, com um planejamento de demandas ideal o resultado pode ser determinante para o sucesso de vendas. O que há de relativamente novo neste contexto é o “planejamento” propriamente dito. É muito comum observar redes varejistas planejando seu futuro com informações e comportamentos históricos, deixando de lado algumas variáveis que tornam a decisão sobre o que comprar e o que descontinuar num processo mais intuitivo do que estruturado.

Para dar a devida importância ao tema, cabe lembrar que dependendo do tipo de rede varejista o número de itens (sigla em inglês SKU) a serem comprados mensalmente podem variar entre 5 a até 25 mil, se enquadram neste contexto de redes de farmácias, livrarias, home centers e até supermercados. Então, para tornar o processo de compras da sua empresa em algo mais estruturado do que intuitivo estamos trazendo algumas variáveis que fazem a diferença.

1. Cadastro de Produto: A atividade de cadastrar um produto ganhou a devida importância com à adoção aos sistemas de ERP pelas empresas, uma vez que quase tudo gira em torno de um bom cadastro. Entretanto, ainda são poucas as empresas que iniciam os seus processos de compras já na etapa de cadastro de produtos, e a indústria por sua vez tem suas metas anuais de lançamento de produto. Questões do tipo: Devo cadastrar este produto? Quantas unidades deste produto vamos planejar por loja? Há algum produto no sortimento atual que pode ter a demanda afetada em razão do novo produto? É comum observar áreas comerciais que pensam que a gôndola é feita de “elástico” onde sempre caberá mais um produto, ou até mesmo áreas comerciais que cadastram produtos por relacionamento com a indústria. O preço por não observar isso geralmente é: i. Produto do sortimento atualmente que deveria ser descontinuado não foi, e o item acaba vence nas gôndolas, ii. Não é feito nenhuma ação de venda ou de retirada do produto do sortimento atual e continuam comprando os dois produtos (novo e o antigo). Pode parecer óbvio, mas a falta de metodologia para acompanhamento de um item novo versus a descontinuação de um item antigo não é um processo trivial, embora, muitos dizem que tem isso implantado, quando você se aproxima percebe que existem oportunidades. A identificação deste tipo de produto facilita seu processo de compra.

2. Sortimento (Mix de Produtos): A utilização de métodos que garantam uma revisão periódica de que sua rede estra trabalhando com o sortimento de produtos correto é difundido, é importante ter mente de que este não é um trabalho operacional do comprador, o tempo de um comprador é tão precioso quanto as vantagens comerciais que ele pode trazer para sua empresa, é importante que ele participe deste processo mas não é ele o responsável pelo trabalho. Algumas empresas realizam este tipo de análise com auxiliares e outras em departamentos separados. Desenvolva métodos para avaliação do seu sortimento de produtos, a premissa aqui é: Quando o comprador estiver de frente para o sistema realizando compra, deve-se garantir que somente os itens que queremos no sortimento de produtos estejam lá, e novamente, este tipo de identificação sistêmica ajuda dar velocidade e contribuem para o resultado final.

3. Trabalhar com diferentes parâmetros de reposição: O método de reposição baseado no ponto de reposição, estoque de segurança e estoque máximo é um dos mais utilizados pelo varejo, e neste contexto as variáveis que fazem a diferença neste cálculo são: lead time e o nível de atendimento que quando combinadas com as variáveis importância do fornecedor no seu mix de produtos e importância do fornecedor no mercado facilitam o processo de manutenção das compras, em outras palavras, para que manter um estoque alto de um fornecedor que tenha nível de atendimento alto e lead time baixo? em contrapartida, um fornecedor com nível de atendimento baixo, lead time alto e tem um mix relevante no mercado te obriga a aumentar seus estoques para evitar perda de clientes e vendas, ter parâmetros de reposição diferenciados traz mais credibilidade ao seu processo de compras, os resultados disso são: i. Sua empresa vai trabalhar com estoque do que realmente é necessário, ii. Utilização destes índices para reuniões periódicas de melhoria do abastecimento.

4. Sazonalidades: Este é uma das variáveis mais sensíveis no processo de compras, existem produtos no seu sortimento sensíveis a determinados períodos do ano e/ou datas comemorativas, mas como prever um aumento de repelentes nos estoques em razão de uma epidemia de dengue? A resposta é: não há uma fórmula vencedora para tratar este tipo de sazonalidade, entretanto, a combinação do monitoramento de mercado além das sazonalidades tradicionais pode resultar em uma resposta mais imediata da sua empresa frente a estes eventos.

5. Comportamento do Consumidor: De acordo com dados da APAS (Associação Paulista de Supermercados) em 2018 notou-se um novo comportamento dos consumidores, 58% dos consumidores estão buscando mais itens de reposição ao invés da tradicional compra do mês, ainda, a fidelidade dos clientes diminui. Estas variáveis não comuns no processo de compras passaram a fazer parte do planejamento de demandas, e o surgimento dos atuais programas de fidelidade tem por trás alguns propósitos além da fidelização do cliente, conhecer de consumo para conceder ofertas direcionadas é um dos principais ativos, mas também é necessário considerar que conhecendo o hábito de compra dos seus clientes você sabe também o que comprar mais e o que não comprar.

A atividade de prever demanda requer método e deve se tornar cada vez mais desafiador com a mudança de hábitos de consumo dos seus clientes, os princípios para ter uma rotina mais assertiva são:

1. Previsão não é precisão, portanto é importante saber que haverá erros e assim deve-se compreender o quanto se erra e as alternativas possíveis para reduzir os desvios que serão gerados.
2. Trabalhe com metas para manter o foco e melhoria contínua.
3. Trabalhe sempre que possível com agrupamentos de produtos, pois é mais fácil planejar através de agrupamentos de produtos ao invés de adotar medidas para cada produto do portfólio.
4. Busque sempre períodos curtos, pois quanto menor o horizonte de planejamento mais precisão se consegue. Imagine prever a demanda de um produto para daqui um mês e, para o mesmo produto, para daqui 1 ano. Entenda, não é possível controlar todas as variações que o mercado impõe ao longo de um período, seja ele longo ou curto.

Trabalhar com planejamento de demandas pode levar a empresa a resultados mais relevantes, e como fazer para entender o grau de maturidade deste processo de sua empresa?

1. Nível de maturação no tema, sua empresa compra com base na experiência dos compradores ou com apoio de algum método estatístico.
2. Análise Estatística, aplicam-se modelos matemáticos capazes de identificar padrões e prever comportamentos da demanda auxiliando de forma mais significativa a previsão. Contudo é necessário ter um sistema que possa não só coletar e armazenar as informações, mas também colaborar com a geração e manipulação das informações.
3. Colaboração Interna, neste estágio sua empresa se envolve de forma tática e estratégica na atividade de planejamento e irá trabalhar com dados quantitativos “limpos” (maduros e confiáveis) aliados a informações qualitativas (por exemplo informações do atendimento ao cliente no que tange as reclamações de produto e quantidade de devoluções de mercadorias para incrementar o planejamento da demanda).
4. Colaboração Externa, nesta etapa quebra-se paradigmas e a empresa passa a compartilhar suas informações de demanda com o mercado para que eles possam trabalhar em conjunto no planejamento da demanda para assim obter mais eficiência (precisão), ter ações rápidas dada as variações de consumo e, portanto, diminuir as incertezas e os níveis de estoques da empresa.

Quanto maior o estágio de evolução melhor a precisão, porém é importante ressaltar que a medida que a empresa evolui ela não abdica dos estágios anteriores, ou seja, tudo faz parte do contexto de planejamento.

Por melhor que sejam os meios para se ter uma boa análise existem fatores que não controlamos e que podem interferir significativamente na demanda. Dados da KPMG Global Manufacturing diz que 54% dos executivos das maiores empresas admitem não ter visibilidade além do 1º elo de fornecedores.

Muitas vezes as empresas criam os pedidos de forma especulativa e sem conhecerem totalmente qual será o consumo. Assim, a previsão de demanda vai ajudar nesta tomada de decisão, pois “prever o futuro” não é uma ciência exata e, portanto, deve-se manter os erros em níveis aceitáveis para que não ocorra sobra ou falta de estoque. Para este cenário é totalmente recomendado um software para a gestão das entradas, saídas e de todas as informações que circundam o planejamento pois é através dele que se obtém agilidade e pode-se ganhar maturidade no processo de planejamento de demandas.