O objetivo deste artigo é dar uma visão abrangente e propiciar uma reflexão sobre as práticas adotadas para contagem de mercadorias e demonstrar os “caminhos” que proporcionam melhores resultados.

Para algumas empresas o inventário compõe apenas uma etapa anual única para elaboração do balanço pois trata-se de uma obrigação legal.

Prefiro tratá-lo como uma “ferramenta” estratégica, capaz de prevenir desvios ao longo de um período, colaborar com ajustes de processos, dada as ações corretivas no tratamento das divergências de contagens, e também, como um mecanismo importante para a manutenção da acuracidade de estoque.

Inicialmente é importante ter uma boa descrição de produto para reconhecê-lo de forma eficaz ao longo de todo o processo corporativo e conforme o portfólio enquadrá-lo dentro da árvore mercadológica. Se faz necessário obter do fornecedor informações complementares que auxiliam na conferência, como EAN13 e DUN14, e também, entender quais dados são imprescindíveis para controle do produto no estoque (por exemplo validade, número de série, lote, cubagem, entre outros).

Sendo assim, a etapa que alavanca o resultado do inventário e garante toda a negociação comercial é a Entrada da Mercadoria. Parte das principais divergências são ocasionadas nesta etapa. Seguem algumas dicas:

• Trabalhe o recebimento fiscal de forma antecipada: a validação eletrônica da nota fiscal (XML) já é uma prática comum (evite lançamentos manuais);
• Controle a programação de entregas: é importante estar preparado para o recebimento do veículo e ainda, executar a conferência no ato da entrega. Contudo, caso seja necessário a conferência posterior ao recebimento (saída do veículo) certifique-se que esteja claro nos termos de contratação, por exemplo, é possível inserir no canhoto da nota fiscal “produto cuja conferência está sujeita à posterior conferência de quantidade e qualidade”;
• Solicite a apresentação do número do pedido de compra: evite a entrada do produto com o pedido de compra incorreto pois pode haver uma interpretação incorreta de divergência por alinhamento de dados (quantidade, produto, imposto etc.);
• Crie uma Política de Recebimento: deixe claro para o fornecedor as regras que podem gerar abertura de ocorrência ou devolução da mercadoria (por exemplo: pedido com produto não cadastrado, nota fiscal sem pedido de compra vinculado, entre outros);
• Erro de Conferência: normalmente ocorre quando o processo é manual (pouco informatizado).;
• Processar a devolução das divergências de recebimento no dia: sempre que possível não deixe as tratativas para tratamento das Faltas, Sobras e Avarias para o dia seguinte;
• Conferência Cega: este processo é o mais recomendado e pode ser executado via lista de materiais (sem quantidade indicada), ou ainda, através de tecnologias mais sofisticadas que irão garantir maior performance, como leitura do código de barras, sistemas de gestão e balanças contadoras;
• Trabalhe de forma qualitativa: além da quantidade assegure os aspectos técnicos do produto e de qualidade do produto (evite entrada de produtos avariados ou com alguma inconformidade);
• Equipe Capacitada: recomenda-se pessoas com experiência prévia e/ou com alta capacitação técnica. Este é um processo chave, erros nesta etapa comprometerão toda a sequência de processos e consequentemente o inventário.

O bom resultado no inventário também está relacionado à boas movimentações de produtos. Primeiramente é importante ter uma localização clara para os endereçamentos, que proporcione além de um bom armazenamento, uma boa separação de produtos. Rastreabilidade em todas as etapas até a expedição garante melhores auditorias e processos mais corretos (além do FIFO e FEFO), contudo é recomendado ter um sistema que sustente estes processos, principalmente para as empresas que dispõe de um mix de produtos amplo.

Rotinas de Pré-Inventário são preponderantes para os resultados, pois ajudam a minimizar os erros de contagem e diminuem esforços na apuração. Seguem algumas práticas:

1. De relevância: comunique e envolva todos, demonstre a importância desta rotina. Se necessário crie um sistema de premiação para garantir melhores resultados;
2. Minimize problemas de localização: tenha de forma clara as regiões de contagem (localizadores) e sempre que possível tenha crie um endereçamento exclusivo para cada produto no estoque;
3. Trate os produtos em “trânsito”: não permita que exista pendências quanto a entrada ou saída de produtos que possam causar distorção no saldo durante a contagem. Se não houver alternativa, controle a informação;
4. Organização: mantenha a organização física dos produtos, nas áreas de inventário, assim como a limpeza (facilite a contagem)
5. Trate divergências sistêmicas antecipadamente: gere relatórios que possam apontar quantidades improváveis, produtos com saldo fracionado ou negativo;
6. Trabalhe de forma preventiva: tenha uma rotina de acompanhamento dos produtos com maior representatividade no resultado do inventário. Cheque os produtos de curva A (as movimentações) e os produtos de alto valor agregado (alto custo);
7. Crie uma rotina apropriada para seu negócio (minimiza esforços e garanta resultados): defina a melhor metodologia de inventário para o negócio. Geral e/ou Rotativo? Com qual frequência? Posso “calibrar” conforme os diferentes pontos da Curva ABC?

Assim como tudo que antecede ao inventário, a contagem também é relevante. Seguem as premissas básicas que norteiam esta prática:

1. Defina a data e/ou período: normalmente considera-se o período de menor movimentação ou de atividade nula (pense no cliente e não comprometa o negócio);
2. Interrompa e/ou bloqueie as entradas, saídas e movimentações em geral dos produtos para o Inventário: é necessária uma informação consistente de quantidade na localização do produto para apuração dos resultados;
3. Defina a metodologia de contagem: normalmente recomenda-se duas contagens gerais cegas e apuração quando houver divergência entre elas (padrão). Contudo em operações mais complexas ou com menor grau de risco (divergência), uma contagem sendo comparada com a quantidade sistêmica (congelada) para criação de uma segunda contagem somente para o tratamento dos produtos divergentes. Esta é uma decisão estratégica;
4. Dimensione tempo, equipe, funções e equipamentos necessários para o inventário;
5. Utilize recursos tecnológicos: informatize seu processo de Inventário, toda empresa que busca desenvolvimento utiliza software de gestão para manter as informações e o histórico;
6. Criar critérios para aprovação das divergências conforme valor e quantidade divergente: esta é uma questão de compliance;
7. Atenção aos “sinais”: após o término do inventário crie ações corretivas, busque tratar a causa raiz;
8. Mantenha o alinhamento com a diretoria: formalize os resultados obtidos;

Planejar é mitigar erros, assim em cenários de constantes incertezas e processos ruins, sem uma boa rotina estabelecida, recomenda-se a utilização de consultorias especializadas capazes de reverter resultados e melhorar índices.