Com uma boa frequência observamos que as áreas de Compras e Logística de uma mesma empresa parecem trabalhar em sentidos opostos, mas na verdade elas estão tentando entregar o que é de fato esperado de cada uma delas.

Por um lado, está a área de Compras com a missão de adquirir produtos certos, com a qualidade certa, no melhor tempo, com o melhor preço, sem se esquecer da margem, sortimento, e níveis ideais de estoque. Do outro lado, a Logística com a missão de receber os produtos adquiridos no menor tempo possível, armazenar (quando não for uma operação crossdocking), respeitando conceitos de validade, separar e enviar os produtos para as lojas, tudo isso com os menores índices de erros possíveis para que o inventário da empresa não seja uma surpresa e os cálculos de compras não sejam afetados.

O sentimento de trabalhar na “contramão” é devido a dependência que estas áreas têm uma da outra versus o nível de serviço que é esperado de cada área individualmente pela empresa, por exemplo, como aumento a capacidade de recebimento da minha empresa, se não há um processo de validação prévio de notas fiscais ao ponto de antever problemas que ocasionam ocupação indevida nas docas de entrada?

Partindo deste contexto, o propósito deste artigo é elencar os principais pontos que se bem observados melhoram os processos de Compras e Distribuição de sua empresa e a sinergia entre as áreas, melhorando em conjunto os resultados da empresa.

Importante evidenciar um dado de mercado relevante: Segundo dados do IDC mais de 55% das empresas nacionais operam com algum tipo de sistema ERP, ou seja, não estamos falando somente de boas práticas, mas também de regras de validação que compõe boa parte dos sistemas ERP. Vamos aos pontos e suas explicações:

Principais pontos

• Ter um bom processo de cadastro de produtos. Tudo nasce com um bom cadastro de produtos, tanto pelos aspectos comerciais quanto fiscais. Sistemas de ERP em geral formam custo pela entrada da nota fiscal, assim, embalagens incorretas e/ou impostos errados vão produzir quantidades incorretas de estoque e/ou afetar o custo do produto.

• Trabalhar na prevenção é o melhor caminho. Verificar de forma preventiva o que foi faturado pelo fornecedor e comparar com o pedido de compra vai garantir que a operação de distribuição da sua empresa não seja afetada por erros de terceiros, fazendo este tipo de verificação prévia a logística só será envolvida quando realmente for a vez dela.

• Ter uma política de estoque bem definida. A definição de uma boa política de estoque gera reflexos positivos na cadeia de abastecimento, primeiro pela construção de bons parâmetros de reposição o que diminui a exposição à “picos e vales” no fluxo de mercadoria e de caixa, e segundo porque permitir trabalhar programações automáticas de compras, substituindo o tempo de digitações por tempo de análises (troca de tempo operacional por tempo estratégico), o primeiro equilíbrio aqui sugerido é: Liberar o comprador de atividades operacionais para que ele possa se dedicar a atividades estratégica, o segundo equilíbrio é: Quanto mais estável for a “onda” de pedidos mais ágil será o processo logístico da empresa e mais rápido será a disposição do produto no ponto de venda.

• Ter procedimentos bem definidos entre as áreas ajudará no ganho de tempo e na tomada de decisão. Investir tempo na construção de uma matriz de problemas e soluções, fará com que as áreas operacionais trabalhem com o mesmo significado sem a dependência de superiores, isso vai trazer velocidade, diminuindo os “gargalos” internos por dependências.

• Investir na capacitação de pessoal. Poucas centrais de distribuição são 100% automatizadas ao ponto de não depender de pessoas, aliás, considerando os investimentos em linhas de automação é de se esperar que por algum tempo o recurso humano será o diferencial na Logística. Trabalhar o recurso humano para que todas as etapas sejam cumpridas com qualidade trará a confiabilidade sobre o estoque e dará o sentimento de segurança que a área de Compras precisa ter quando realiza suas compras baseadas nas informações de inventário disponível no sistema.

• Trabalhar sempre com indicadores. É importante a existência de indicadores em comum entre as áreas, por exemplo, um indicador usado no varejo é o indicador de ruptura (perda de vendas em razão da falta de estoque), é importante que estas áreas tenham a visão entre 1. % da perda de venda, mas com produtos estoque no centro de distribuição e o 2. % da perda de venda sem estoque no centro de distribuição. Em 1 há o indicativo de alguma falha de processo interno na Logística ou desiquilíbrio das demandas de lojas, em 2 há indicativo de alguma falha de processo interno de Compras ou desabastecimento do fornecedor / fabricante. É um indicador comum onde cada área tem muito bem definido a sua atuação.

• Ter reuniões periódicas com pautas específicas. Estabelecer reuniões periódicas com pautas específicas entre as áreas com propósito de antever eventos que deverão demandar esforços adicionais e acompanhamento de resultados.

A cadeia de abastecimento é um dos principais pilares de qualquer empresa varejista independente do seu porte, e quando bem gerenciada traz resultados positivos e impulsionadores, além disso, reflexos positivos junto a clientes e fornecedores trazendo confiabilidade e segurança.