Muitos gestores realizam mapeamentos periódicos das tecnologias e processos utilizados em suas empresas, e em alguns casos percebem a necessidade de mudança do sistema de gestão atual para um ERP mais robusto, completo e abrangente para poder atender seus processos. Sabemos que utilizar um único sistema que comporta todos os processos de negócio ao invés de diversos software de diferentes fornecedores, podem ajudar a empresa a ter regras de negócios definidas e implementadas de uma única vez, fazendo com que a relação com o fornecedor de sistema fique mais transparente e objetiva, garantindo assim clareza de responsabilidade entre as partes, uma vez que não há intermediários em todo o processo. Se você está buscando um sistema de gestão completo, abrangente e flexível para sua empresa, você precisa considerar o processo de avaliação, seleção e implementação! O gerenciamento de mudanças e o mapeamento detalhado dos processos de negócios, podem ajudar a garantir uma implementação eficaz, principalmente para garantir a aderência entre sistema e processos e os gaps necessários de ajuste para que o valor agregado esperado seja gerado. Quando a decisão é tomada para migrar todos os sistemas para um único sistema de gestão, todos os fatores, impactos e custos devem ser levados em consideração. Alguns fatores podem ajudar a garantir uma implementação bem-sucedida como: • Gerenciamento do projeto • Definição das expectativas e gerenciamento de mudanças • Criar e revisar os processos de negócio em sincronia com o novo sistema para garantir a aderência • Implementar o sistema em fases Abordar esses itens no início do processo pode ser decisivo se a implementação do ERP será um sucesso a longo prazo. Neste guia iremos destacar a importância de cada um desses fatores e trazer recomendações sobre como garantir uma implementação de ERP bem-sucedida.

1. Gerenciamento de projetos:

O gerenciamento de projetos ajuda a empresa a ter uma visão macro de todos os itens de um projeto, como: escopo, recursos disponíveis, orçamento e tempo de execução de cada item. O ideal é que sua empresa tenha um colaborador dedicado a cuidar da implementação do projeto (gerente do projeto) para garantir a centralização da comunicação com o fornecedor, acompanhamento da execução das atividades e negociação de prazos, escopo e tempo com as partes interessadas. Caso a sua empresa não tenha este recurso para ser disponibilizado para o projeto de implementação, é valido consultar se a empresa fornecedora de software não possui a possibilidade de contratação de um profissional de projetos, ou até mesmo indicação de um parceiro que forneça este tipo de serviço.

2. Definição das expectativas e gerenciamento de mudanças:

A definição das expectativas entre gestores estratégicos, funcionários e fornecedor de software é um passo muito importante, pois se todos os usuários estiverem preparados e informados a probabilidade de rejeição e de reclamações serão reduzidas consideravelmente. Todas as áreas impactadas precisam ser informadas das mudanças no inicio da implementação, pois uma das peças para o sucesso do projeto é o comprometimento dos usuários chave para compreenderem a necessidade do esforço que será realizado. Devido ao fato da implementação de um novo ERP ser algo impactante no dia a dia dos funcionários, pois além das atividades diárias eles precisarão passar por diferentes treinamentos e processos de parametrização do sistema ao longo do processo. Haverá momentos em que os membros da equipe (key users) precisarão realizar seu trabalho atual e, em seguida, atuar no novo sistema em novos registros e testes. Mas afim de diminuir o impacto para esses funcionários, é recomendável que a comunicação e a gestão seja realizada de perto, para que a implementação do novo sistema e as atividades diárias do atual não sejam impactadas. O gerenciamento de mudanças é um processo mensurável e bastante direto. Se realizado adequadamente, uma empresa pode avaliar como seus funcionários se sentem sobre as mudanças ao longo do tempo e como eles mudam suas expectativas.

3. Criar e revisar os processos de negócio em sincronia com o novo sistema:

Embora possa parecer o melhor caminho, não revisar ou alterar os processos de negócio durante a implementação de um novo ERP, a longo prazo, pode se demonstrar uma péssima decisão. Em alguns casos, as empresas que optam por tentar manter seus processos de negócios atuais e sem revisa-los afim de buscar melhorias, podem acabar encontrando problemas que tinham com o sistema anterior, por isso é tão importante manter seus processos atualizados. Através de discussões internas entre os gestores das áreas ou reuniões com o novo fornecedor de software é possível mapear possíveis gaps de procedimentos. Após finalizar o mapeamento de melhorias a serem realizadas, os gestores devem se unir e discutir de forma estratégica possibilidades de customizações do sistema para otimizar as tarefas e a comunicação de informações entre as áreas, proporcionando assim uma integração de dados de toda empresa de forma segura e objetiva.

4. Implementar o sistema em fases:

Toda implementação de ERP de sucesso é realizada em fases de forma organizada e alinhada entre empresa e fornecedor, para evitar surpresas no momento de virar a chave para produção. É preciso estar atento a todas as fases que compõem a implementação, sendo estas: • Mapeamento e adequação de processos; • Treinamento dos usuários chaves; • Treinamento dos demais colaboradores através dos usuários chaves; • Homologação dos processos individuais das áreas; • Homologação dos processos integrados com toda empresa; • Virada do sistema. Vale lembrar que ao implementar um sistema integrado, as atividades que antes eram feitas através de planilhas e lançamentos manuais serão executadas através do sistema, no qual uma etapa não realizada pode impactar diretamente na produtividade e qualidade da execução do processo seguinte e assim sucessivamente, podendo assim deixar o procedimento moroso e ineficiente.

5. Conclusão:

Ao compreender e abordar os quatro fatores discutidos acima, as empresas podem ter uma implementação bem sucedida, dentro do escopo e orçamento. Levar em consideração como o negócio pode funcionar de forma diferente após a implementação de uma solução ERP permitirá o maior retorno sobre o investimento com a nova funcionalidade. E estar preparado com antecedência para essas mudanças – tanto do ponto de vista das operações quanto da cultura corporativa – tornará a transição menos desafiadora. De forma geral, implementar uma solução ERP é um investimento financeiro e de tempo. Ter esses dois investimentos entendidos com antecedência reduz as surpresas e cria eficiências durante a implementação. Por fim, ter um parceiro de implementação confiável que pode ajudar a fornecer orientação sobre essas áreas ao longo do processo proporcionará valor agregado e ajudará a garantir uma implementação bem-sucedida.