Você sabe o que é workflow? 

Workflow, que traduzindo para o português é fluxo de trabalho, é a sequência de etapas a serem realizadas por um ou mais colaboradores para que uma tarefa seja concluída de acordo com um conjunto de regras predefinidas. 

Uma metodologia que permite automatizar as etapas dos processos através de um conjunto de regras de procedimentos pré-estabelecidas que determinam o início e a conclusão de cada atividade e definem momento exato em que documentos, informações ou tarefas são passadas de um agente para outro. Mais eficiência e produtividade! 

O fluxo de trabalho poder ser organizado de forma manual, porém realizá-lo através de um sistema que possibilite que as todas atividades e processos sejam planejados e controlados sistematicamente, eliminando gargalos, reduzindo custos e aumentando a produtividade do seu time.  

Principais funções e vantagens do Workflow 

Principais funções do workflow: 

• Fomentar tomada de decisões estratégicas assertivas;  
• Otimizar os processos de negócio;  
• Promover a melhoria contínua das tarefas e atividades empresariais;  
• Garantir que todas as etapas de verificação ou aprovação sejam executadas para que o processo seja concluído sem falhas ou esquecimento. 

Vantagens do uso do Workflow 

• Aumento de agilidade com melhor controle; 
• Redução de custos de gestão e monitoramento de processos; 
• Diminuição de erros e falhas humanas; 
• Fomento da colaboração e do trabalho em equipe ;
• Identificação de atividades desnecessárias e que não agregam valor aos processos de negócio; 

Benefícios da incorporação do workflow aos processos de negócio de sua empresa 

Incorporar o workflow na sua empresa promove uma série de benefícios relevantes através da melhoria continua de processos e fornecimento de informações assertivas para tomada de decisão.

Confira os principais benefícios do Workflow aos processos de negócios de sua empresa: 

• Agilidade no gerenciamento das tarefas 

Tarefas bem delineadas e padronizadas com gerenciamento ágil e acompanhamento em tempo real, proporcionados pela utilização do Workflow, são realizadas pelos colaboradores com muito mais precisão, rapidez. 

O Workflow, também traz agilidade ao gerenciamento das tarefas por simplificar a comunicação dentro da empresa. Evitando assim a ocorrência do repasse de informações confusas ou desencontradas que induzem ao erro; o que prejudica o desempenho das equipes de trabalho.  

• Alinhamentos do trabalho em equipe  

Disponibilizar o workflow a todos, facilita a aproximação entre as equipes de trabalho de todos os setores da empresa, o que estimula uma aguçada percepção do desenvolvimento da empresa e dos objetivos a serem atingidos. Resultado: a cooperação nos times.  

Quanto mais união, foco e ações em busca do mesmo objetivo, maior é o crescimento de qualquer negócio. 

• Melhoria contínua dos processos de negócio  

A contínua melhoria dos processos de negócio se dá pela potencialização do fluxo de informações entre todos os agentes envolvidos nos processos: gestores e colaboradores e o aumento do monitoramento de desempenho através das informações disponibilizadas e gerenciadas pela utilização do Workflow.  

Esse monitoramento constante, através de dados de desempenho, detecta o andamento do processo, se mudanças feitas estão alcançando as metas traçadas e indica a necessidade de introduzir novas modelagens para o aperfeiçoamento contínuo dos processos de negócio.  

• Fluidez na realização das tarefas  

A fluidez na realização das tarefas acontece pela definição clara do workflow quanto às ações e sequência de execução e a participação de cada funcionário na realização da atividade, reduzindo o tempo gasto, a quantidade de erros e a eliminação de etapas desnecessárias. Os gargalos da produção. 

• Controles de processos de automação de fluxo de trabalho 

Controlar os processos de automação de fluxo de trabalho por acesso remoto em tempo real das tarefas e atividades confere agilidade e eficácia à execução de estratégias e tarefas aos gestores e colaboradores. 

• Maior produtividade  

O workflow controla a realização das atividades em andamento, assim como as sequentes um fator facilitador para a organização das atividades dos colaboradores por indicar ao funcionário a estimativa do tempo disponível para a realização de cada tarefa e o exato momento de passagem para outro agente.  

A competência do controle da realização das tarefas e do tempo de realização gera ganho de produtividade.  

• Redução de custos   

Ao monitorar os processos você evita desperdícios financeiros ao identificar a necessidade de aumentar ou reduzir os gastos de acordo com as necessidades das tarefas e da sua equipe de trabalho e realocar recursos para áreas mais necessitadas.  

Como também, por eliminar processos desnecessários e aumentar a produtividade das equipes de trabalho com menos investimentos em recursos humanos e materiais.

Exemplos de alguns workflows: 

• Cadastro de produtos: 
• Aprovação de pedido de compras: 
• Aprovação de condições comerciais: 

Agora, que você aprendeu o que é Workflow e quais são os benefícios para sua empresa, e tem certeza da sua importância para tornar o seu negócio mais produtivo, mais competitivo e mais lucrativo, conheça as soluções da PROCFIT, e comece a implantar na sua empresa para obter os melhores resultados.